Šiame įraše apžvelgsiu pagrindinius laiko vagis darbinėje aplinkoje, kuriuos išskiria B. Tracy. Grubiai tariant, daugumos žmonių efektyvumo lygis darbo metu siekia 50% arba dar mažiau. Kalbant paprasčiau, 8 valandų darbo dienoje pusė iš jų praleidžiama užsiiminėjant veikla, kuri neturi jokio tiesioginio ryšio su užimamomis pareigomis. Galima tik įsivaizduoti, kaip pagerėtų įmonės veiklos rezultatai, jeigu visų jos darbuotojų darbingumo potencialas padidėtų bent trečdaliu. Tuomet kyla klausimas, kas suvalgo tokią didelę dalį laiko? Kur yra tos skylės, pro kurias šis neatstatomas mūsų gyvenimo resursas išeina lyg oras iš pradurtos padangos?
- Pokalbiai telefonu. Darbe telefonas turi būti naudojamas tik darbiniams reikalams tvarkyti ir niekam daugiau. Tuo tarpu dauguma žmonių darbinį telefoną įpratę naudoti lygiai taip pat, kaip ir kasdieniniame gyvenime. Paplepėti su draugais, pažįstamais, kolegomis bei kitiems pašaliniams dalykams aptarti. To reiktų vengti – aptarkite visus būtinus darbinius klausimus ir baikite pokalbį. Jegu nebuvote biure ir žinutę paliko jūsų sekretorei, prieš atsakydami į skambutį visuomet pasiteiraukite, kas ir kokiu reikalu skambino. Galbūt iš karto paaiškės, kad tai nėra ypatingai skubu ir nereiks gaišti laiko. Jei užimate svarbesnes pareigas ir per dieną sulaukiate daugybės skambučių, būtina nusistatyti laiko intervalus, kuomet į skambučius neatsiliepinėjate. Neprisiskambinęs asmuo būtinai perskambins vėliau, jeigu reikalas tikrai pakankamai svarbus. Kitas laiko blokas turi būti skirtas skambučių atlikimui ir atsakinėjimui. Pvz. paskiri tam valandą laiko, ir tuo metu neužsiimi jokiais kitais darbais, išskyrus telefoninius pokalbius. Labai svarbu, kad apie šiuos laiko intervalus būtų informuoti reikiami asmenys. Visų pirma tai yra sekretorė, kuri priiminėja jums skirtus skambučius. Tuomet skambinančiajam jinai galės nurodyti laiką, kada būsite laisvas ir galėsite kalbėti arba perskambinti. Šia taisykle naudokitės ir patys, kai kam nors skambinate. Jeigu negalite prisiskambinti reikalingam asmeniui, visada pasiteiraukite, kada galetumėt perskambinti. Arba nurodykite laiką, kada galima paskambinti jums.
- Netikėti lankytojai. Dirbant pastoviai kas nors sutrukdo – užeina bendradarbiai, verslo partneriai, klientai. Čia kaip ir su telefonu – reikia nusistatyti griežtą laiką, kuomet jokie lankytojai nepageidaujami ir nepriimami. Pavaldiniai, bendradarbiai ir kiti asmenys privalo žinoti, kad tuo metu jūsų trukdyti negalima. Taip pat paskirkite konkretų laiką, kuomet jūsų durys atviros visiems. Tegu visi žino, kad tokiu metu į jus drąsiai galima kreiptis pagalbos ar patarimo.
- Susitikimai ir susirinkimai. Vadovai, vadybininkai iki pusės viso darbo laiko praleidžia įvairiuose susitikimuose. Susitikimai yra būtinas ir neišvengiamas įrankis versle. Tačiau pusė susitikimuose praleisto laiko yra sugaištama veltui. Todėl kiekvieną susitikimą reikia kruopščiai suplanuoti, apgalvoti ir jam pasiruošti.
- Darbų vilkinimas ir atidėliojimas. Šitoj srity beveik visi yra tikri profesionalai. Nenorėdami ko nors daryti, žmonės prigalvoja pačių įvairiausių pretekstų ir pasiteisinimų. Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl taip yra – žmonės neturi pakankamai stipraus motyvo veikti. Gal dirbamas nemėgstamas darbas, gal nepakankamai įvertinamos pastangos, o gal paprasčiausiai užduotis nėra aiški ir pakankamai suvokiama. Pats geriausias motyvas veikti yra labai trokštami, geidžiami, patrauklūs ir ambicingi tikslai.
- Bendravimas su bedradarbiais pašalinėmis temomis. Šis įprotis gali pakenkti ne tik darbo produktyvumui, bet ir visai karjerai. Dauguma žmonių darbe yra laiko švaistytojai. Jie dirba gerokai žemiau savo pajėgumų, kad tik rastų laiko paplepėti pašalinėmis temomis. Jeigu tik įsiveliate į kokį nors beprasmį pokalbį, tuoj pat susiimkite ir pasakykite “Atleiskite, bet turiu grįžti prie darbo”. Tai padės ne tik jums sugrįžti prie darbinių reikalų, bet ir primins kitiems, kad jie darto ne tai, ką derėtų.
- Prastas sprendimų priėmimas. Nemokėjimas priimti teisingų sprendimų gali brangiai kainuoti tiek jums, tiek visai įmonei. Ir laiko, ir finansine prasme. Sprendimai dažniausiai būna 4 tipų: a) sprendimai, kuriuos priimti galite ir privalote tik jūs pats b) sprendimai, kuriuos galima deleguoti kitiems c) sprendimai, kurių negalima priimti, nes pasekmės gali būti per daug rimtos d) sprendimai, kuriuos būtina priimti, nes pasekmės gali būti pražūtingos. Atminkite: jeigu kurioje nors srityje jau padarėte sprendimą, labai tikėtina, kad jums teks priimti ir visus likusius reikalingus sprendimus. Tad pirmiausia pagalvokite, ar tikrai būtent jums reikia nuspręsti. Jei sprendimo negalima padaryti iš karto, būtinai reikia nustatyti terminą, iki kurio jis turi būti priimtas. Ir paskutinė mintis: niekada nesiekite tobulumo sprendimų priėmime. Klysta visi. Geriau blogas sprendimas, negu jokio. Geriau prastas sprendimas priimtas iš karto, negu geras sprendimas priimtas pavėluotai.
2008-04-17 | Parašė: Paulius | Komentarų (2)
Žymės: darbingumas, karjera, laikas, laiko vagys | Temos: Produktyvumas
