Lyga.lt BLOGas

Ar kada pagalvojai, jog galėjai išaudoti laiką daug produktyviau ir nuveikti visus darbus? Gaila, jog neįmanoma nupirkti laiko- jis niekada nesustoja. Tačiau yra keletas būdų, kaip išmokti jį valdyti:

Laiko tvarkaraštis
Norint geriau valdyti savo laiką, reikia išsiaiškinti kaip pastaruoju metu leidi jį. Laiko tvarkaraštis padės nustatyti, kur daugiausia praleidi laiko. Kartais pakanka nesąmoningus įpročius paversti sąmoningais ir pasiekiamas didesnis produktyvumas.
Vedant laiko tvarkaraštį reikia užsirašyti kada pradedi ir baigi kiekvieną veiklą. Nustatyk pertraukų trukmes tarp kelių užsiėmimų. Dienos pabaigoje, suskirstyk veiklas į kategorijas ir apskaičiuok, kiek procentų laiko buvo skirta kiekvienai iš jų. Kiek įmanoma labiau detalizuok.

Išnagrinėk rezultatus
Ar gerai išnaudoji darbui skirtą laiką? Gal per daug laiko skiri pietums, internto naršymui, pokalbiams su bendradarbiais, naujienų skaitymui?

Apskaičiuok savo asmeninį produktyvumo rodiklį
Laikas, kurį iš tikrųjų naudoji darbui, padalinamas iš laiko, teoriškai leidžiamo darbui atlikti.
Efektyvuomo rodiklis= Praktiškas darbo laikas / Teorinis darbo laikas

Sumažink valandų skaičių kad padidintum efektyvumą
Jei apskaičiavai, jog tavo produktyvumo rodiklis yra labai mažas, pabandyk sumažinti darbo valandų skaičių ir stebėk, kas įvyks. Kai tik protas suvoks, jog turi nepakankamai laiko, staiga pradėsi daug efektyviau dirbti. Kai lieka nedaug laiko, dažniausiai darbas greitai užbaigiamas. Jei tik jaučiama, jog yra pakankamai dienų darbui atlikti, atsipalaiduojama ir negalvojama apei efektyvumą.

Palaipsniui didink valandų skaičių išlaikant didžiausią produktyvumą

Laiko registravimas yra protingas optimalaus produktyvumo užtikrinimo būdas. Tačiau, norint pasiekti gerų rezultatų, jis turi būti atliekamas periodiškai. Jei tai nevykdoma, yra pavojus, jog produktyvumas grįš į ankstesnį lygį senų įpročių dėka. Laiko registravimas užima nedaug laiko ir pastangų, tačiau ilguoju laikotarpiu tikrai atsiperka, atnešdamas didelę naudą.

2008-12-08 | Parašė: Ringailė | Palik komentarą
Žymės: efektyvumas, laikas, produktyvumas | Temos: Produktyvumas

Dabar turime kaip niekada daug darbo našumui užtikrinti skirtų priemonių: pradedant tradiciniais veiklos planavimo įrankiais, baigiant įvairiausiais technologiniais sprendimais. Jei nebūsi produktyvus, tai bent jau neatsiliksi nuo paskutinių technologinių madų. Labai dažnai dalykai, skirti gyvenimui supaprastinti, jį dar labiau apsunkina. Vienu metu naudojamos kelios skirtingos darbų planavimo sistemos, penki kalendoriai, trys atskiros užrašų knygutės ir dar velniai žino kiek kompiuterinių programų tikrai nepadės dirbti mažiau ir padaryti daugiau. Lifehack primena, kad kiekybė ne visada garantuoja kokybę ir laiką galima taupyti nenaudojant internetinių įrankių:

Didelis popierinis kalendorius. Elektroninio kalendoriaus nepasikabinsite biure ant sienos, o štai su popieriniu tą padarysite nesunkiai. Kai dirbama prie kokio nors projekto, kuriame dalyvauja daugiau nei 1 žmogus, toks kalendorius puikiai pasitarnauja komandiniam veiklos organizavimui: galima susirašyti užduotis, pastabas ir visa tai nuolatos turėti prieš akis. O biuro sienos neatrodys tusčios ir nykios.

Atspausdinti juodraščiai. Projekto, darbų, susitikimų planus pravartu nuolatos turėti po ranka. Todėl geriau nepatingėti juos atsispausdinti, nei kaskart žvilgčioti į kompiuterio monitorių. Jeigu tai yra mintys, reikalaujančios apmąstymo, matant jas prieš save ant popieriaus, idėjos generuojasi kur kas lengviau.

Vizitinių kortelių išnaudojimas. Tie, kam dažnai tenka bendrauti su klientais, verslo partneriais ir dalyvauti dalykiniuose susitikimuose, jų turi prisirinkę į valias. Jos irgi gali atnešti naudos ir sutaupyti vieną kitą laiko minutę. Pavyzdžiui, po susitikimo su potencialiu klientu, jums reikia nusiųsti jam pasiūlymą el. paštu. Kad dienos darbų ir problemų sukūryje nepamirštumėte to padaryti, kitoje vizitinės kortelės pusėje galima brūkštelti trumpą priminimą. Tuomet žiūrėdami to asmens kontaktus, prisiminsite ir konkretų veiksmą, kurį turite atlikti.

Nepamirškite bibliotekos. Nors “Google” ir pareiškė rimtas pretenzijas tapti virtualia biblioteka, tačiau ji nėra visagalė (bent kolkas). Tad jei rašote kokį nors darbą, ieškote knygos, straipsnio ar specifinės informacijos – apsilankykite viešojoje bibliotekoje. Ne visi bibliotekose esantys duomenų registrai yra prieinami internete, todėl rašant raktažodžius naršyklės paieškos laukelyje jų rasti nepavyks.

Filmai, muzika ir koncertai egzistuoja ne tik internete. Vis didesnė dalis žmonių gyvena skaitmeniniame pasaulyje – kam eiti į kiną arba koncertą, jei visa tai galima gauti internete ir dar nemokamai? Nereikia gaišti laiko kažkur važiuojant, klausyti muzikos arba žvilgčioti filmą galima ir dirbant. Jeigu taip daroma retkarčiais, gal ir nieko tokio. Bet jeigu toks elgesys tampa įpročiu, tai pradeda kenkti ir darbingumui, ir sveikatai. Atitrūkti nuo darbų, pailsėti ir apsilankyti gerame filme ar seniai lauktame koncerte – ne prabanga, o būtinybė.

2008-11-04 | Parašė: Paulius | Komentarų (2)
Žymės: darbo našumas, laikas, technologijos | Temos: Produktyvumas

Dažnai patiri stresą darbe vien tik dėl laiko trūkumo? Šią problemą išspręsi, jei suprasi, kur neverta gaišti laiko. Štai keletas laiko švaistymo būdų:

1. Dokumentų ieškojimas;
2. Ilgi susirinkimai, kuriuose nėra nustatyta nei darbotvarkė, nei pabaigos laikas;
3. Pardavimų vadybininkai, tvirtinantys, jog klientams reikia prekės ar paslaugos tuoj pat;
4. Organizacinės disciplinos trūkumas;
5. Ruošimasis susitikimui su klientu ar kitų darbų atlikimas paskutinę minutę;
6. Nesugebėjimas pasakyti „ne” galimam klientui;
7. Nuolatinis tikslų keitimas;
8. Delegacijos ar efektyvios delegacijos stoka;
9. Nesugebėjimas ignoruoti telefono skambučių, juk jie būtų nukreipti į balso paštą.

2008-10-17 | Parašė: Ringailė | Komentarų (4)
Žymės: laikas, laiko vagys | Temos: Produktyvumas

Kai manęs paprašo ką nors padaryti, kartais paklausiu savęs: ar verta? Ir kuo labiau abejoju prašomo atlikti darbo nauda, tuo dažniau šis klausimas iškyla. Stengiuosi išmokti į laiką žiūrėti kaip į investiciją. O investicija galutiniam rezultate turi atnešti kažkokią naudą. Kitaip kam investuoti? Investavimas dažniausiai tiesiogiai siejamas tik su pinigais, tačiau nereikia pamiršti, kad laikas – tai pat kapitalas. Ir kur kas vertingesnis, nei pinigai. Šiuolaikiniame versle laiko stygius ypatingai jaučiamas, todėl išmintingi verslininkai negaili pinigų tiems, kas sugeba jų laiką taupyti.

Strimgalviais nepuolus daryti kiekvieno darbo ir truputėlį prieš tai pamąsčius, laiką galima išnaudoti gerokai efektyviau. Didelė dalis problemų kyla tuomet, kai pirma padarai, o tik paskui pagalvoji. Nors yra ir tokių, kurie ir padarę nepagalvoja. Todėl prieš ko nors imantis, verta akimirką stabtelėti ir paklausti savęs:

• Ar tai verta mano laiko? Galbūt tuo momentu yra svarbesnių darbų, nei paplepėti su pažįstamu ar išgerti puodelį kavos. Atsakymas į šį klausimą ne visuomet bus akivaizdus, tačiau tikrai pasitaikys atvejų, kuomet jis bus visiškai aiškus. Arba taip, arba ne. Kartais gali tekti priimti tokį sprendimą, kurio pusėn labiau linkstate.
• Ar turiu visas priemones bei sugebėjimus užduočiai atlikti? Jei man sugestų televizorius, negaiščiau laiko bandydamas jį pataisyti pats. Daug nesvarstydamas, kviesčiau meistrą, kadangi nei velnio nenusimanau elektronikoj ir greičiau dar ką nors pridirbčiau, nei sutvarkyčiau. Tokiu atveju sumokėti pinigus tam, kas tai gali atlikti žymiai greičiau ir geriau už mane – pati geriausia ir protingiausia išeitis.
• Kiek malonumo man suteiks šio darbo atlikimas? Jei užduotis mėgiama ir įdomi, jos imtis yra vienas malonumas. Jeigu darbui nejaučiame ypatingai šiltų jausmų, į jo įvykdymą žiūrėsime visiškai kitaip. Tada reikės ir daugiau laiko, ir pastangų, be to, labai tikėtina, kad nukentės ir pačio darbo atlikimo kokybė. Žinoma, ne visi darbai yra įdomūs, tačiau beveik kiekvienos užduoties atlikimo eigą galima paversti įdomesne bei patrauklesne. Reikia tik šiek tiek fantazijos.
• Ar galimas kompromisas? Daugelis darbų patenka į vieną iš 2 kategorijų: arba galime juos atlikti patys, arba tai gali padaryti kiti. Tačiau yra nemažai situacijų, kuomet tam tikrą darbo dalį galima atlikti pačiam, o likusiai samdyti kitą žmogų ar paprašyti pagalbos. Autorius gali pats surinkti visą medžiagą būsimai knygai, bet prieš pradedant ją spausdinti, redaktorė turi ją peržiūrėti, ištaisyti kalbos stilistines klaidas ir pan.
• Ar tai įmanoma atlikti be pinigų? Jei ko nors nesugebi, nebūtinai reikia samdyti tos srities specialistą. Galima tiesiog paprašyti draugo, gerai išmanančio tą reikalą, pagalbos. Arba už paslaugą pažadate ateityje atsilyginti tuo pačiu – įvyksta elementarūs mainai. Pinigus sumokėti visada suspėsite, prieš tai verta pasidairyti, ar nėra geresnių alternatyvų.
• Kokia man iš to nauda? Kaip jau minėjau, nėra prasmės investuoti, jeigu nesitiki iš to uždirbti. Įdedant kažkur savo pinigus, šį klausimą kelti natūralu. Su laiku yra lygiai tas pats, kadangi tai Jūsų asmeninis, o ne Jono, ne Petro ir ne Antano laikas. Savanaudiškumas yra sveikintinas ir būtinas dalykas, bet su viena sąlyga – kad naudos siekiama ne kitų sąskaita. Beje, nereikia pamiršti, kad investicijos būna trumpalaikės ir ilgalaikės. Galbūt kai kuriuos veiksmus atlikti reikia dabar, kad rezultatą gautum po metų. Rezultatai nebūtinai turi ateiti tuojau pat.

2008-06-25 | Parašė: Paulius | Palik komentarą
Žymės: klausimai, laikas, mąstymas, pinigai | Temos: Produktyvumas

Galbūt laiką ne visose srityse galima tiesiogiai surišti su pinigais, tačiau verslo pasaulyje labai gerai žinomas posakis “Time is money”. Šios dvi koncepcijos versle yra labai glaudžiai susijusios. Anksčiau paminėtą posakį galima pritaikyti ir iš kitos pusės – ne tik laikas yra pinigai, bet ir pinigai – laikas. Viskas priklauso nuo konkrečių susiklosčiusių aplinkybių. Tam tikrai sumai pinigų uždirbti, reikia investuoti atitinkamą kiekį savojo laiko. Ir atvirkščiai, uždirbtų pinigų pagalba galima padidinti panaudojamo laiko efektyvumą. Jei pažiūrėtume daugiausiai uždirbančius kokios nors profesijos atstovus, pamatytume, jog jie kartu yra ir laiko valdymo meistrai. Kitaip neįmanoma pasiekti tokio aukšto produktyvumo bei pajamų lygio.

Laikas vs. produktyvumas. Produktyvus laiko panaudojimas yra tuomet, kai žmogus didžiausią dalį dėmesio sukoncentruoja ties veikla, kuri atneša jam didžiausią naudą. Jei aš turiu puikiausius duomenis tapti geru krepšininku, bet žaidžiu futbolą, ar tai efektyvi veikla? Žinoma, kad ne. Reikia visą dėmesį skirti tam, ką geriausiai sugebi. Konkuruoti tik tokiose rinkose, kur gali būti geriausias. Tik tokia laiko investicija duos didžiausią grąžą. Svarbiausia didžiausią laiko dalį praleisti sferoje, kurią geriausiai išmanote, kuo labiau atsiribojant nuo kitų užsiėmimų.

Laikas vs. pastangos. Versle didžiąją laiko dalį sudaro pasiruošimas uždirbti pinigus, o pats pinigų uždirbimas reprezentuoja nedidelę laiko pyrago dalį. Paslaugos ar produkto sukūrimas užtrunka gerokai ilgiau, nei jų pardavimas. Atnešti į rinką kažką vertingo gali užtrukti, o parduoti galima akimirksniu. Rinka veikia taip, kad atlygis gaunamas ne už sugaištą laiką, o už sukurtą vertę. Čia labai tinka J. Rohn posakis “It`s not the hour that counts, it`s what you put in the hour”. Įdėtos pastangos taupo laiką. Kuo labiau sutrumpės vertės sukūrimui reikalingas laikas, tuo daugiau uždirbsite.

Profesinėje veikloje švaistyti laiką = švaistyti pinigus. “Nėra nieko beprasmiškesnio už sugebėjimą gerai daryti tai, ko iš viso nereikia daryti” – auksinė moderniosios vadybos tėvo Peterio F. Druckerio frazė. Konkuruoti ten, kur nesugebate konkuruoti. Gaminti tai, ko iki galo neišmanote. Pirkti tai, ko jums visai nereikia. Useless…

2008-06-13 | Parašė: Paulius | Palik komentarą
Žymės: laikas, pinigai, produktyvumas | Temos: Produktyvumas

Šiame įraše apžvelgsiu pagrindinius laiko vagis darbinėje aplinkoje, kuriuos išskiria B. Tracy. Grubiai tariant, daugumos žmonių efektyvumo lygis darbo metu siekia 50% arba dar mažiau. Kalbant paprasčiau, 8 valandų darbo dienoje pusė iš jų praleidžiama užsiiminėjant veikla, kuri neturi jokio tiesioginio ryšio su užimamomis pareigomis. Galima tik įsivaizduoti, kaip pagerėtų įmonės veiklos rezultatai, jeigu visų jos darbuotojų darbingumo potencialas padidėtų bent trečdaliu. Tuomet kyla klausimas, kas suvalgo tokią didelę dalį laiko? Kur yra tos skylės, pro kurias šis neatstatomas mūsų gyvenimo resursas išeina lyg oras iš pradurtos padangos?

1. Pokalbiai telefonu. Darbe telefonas turi būti naudojamas tik darbiniams reikalams tvarkyti ir niekam daugiau. Tuo tarpu dauguma žmonių darbinį telefoną įpratę naudoti lygiai taip pat, kaip ir kasdieniniame gyvenime. Paplepėti su draugais, pažįstamais, kolegomis bei kitiems pašaliniams dalykams aptarti. To reiktų vengti – aptarkite visus būtinus darbinius klausimus ir baikite pokalbį. Jegu nebuvote biure ir žinutę paliko jūsų sekretorei, prieš atsakydami į skambutį visuomet pasiteiraukite, kas ir kokiu reikalu skambino. Galbūt iš karto paaiškės, kad tai nėra ypatingai skubu ir nereiks gaišti laiko. Jei užimate svarbesnes pareigas ir per dieną sulaukiate daugybės skambučių, būtina nusistatyti laiko intervalus, kuomet į skambučius neatsiliepinėjate. Neprisiskambinęs asmuo būtinai perskambins vėliau, jeigu reikalas tikrai pakankamai svarbus. Kitas laiko blokas turi būti skirtas skambučių atlikimui ir atsakinėjimui. Pvz. paskiri tam valandą laiko, ir tuo metu neužsiimi jokiais kitais darbais, išskyrus telefoninius pokalbius. Labai svarbu, kad apie šiuos laiko intervalus būtų informuoti reikiami asmenys. Visų pirma tai yra sekretorė, kuri priiminėja jums skirtus skambučius. Tuomet skambinančiajam jinai galės nurodyti laiką, kada būsite laisvas ir galėsite kalbėti arba perskambinti. Šia taisykle naudokitės ir patys, kai kam nors skambinate. Jeigu negalite prisiskambinti reikalingam asmeniui, visada pasiteiraukite, kada galetumėt perskambinti. Arba nurodykite laiką, kada galima paskambinti jums.
2. Netikėti lankytojai. Dirbant pastoviai kas nors sutrukdo – užeina bendradarbiai, verslo partneriai, klientai. Čia kaip ir su telefonu – reikia nusistatyti griežtą laiką, kuomet jokie lankytojai nepageidaujami ir nepriimami. Pavaldiniai, bendradarbiai ir kiti asmenys privalo žinoti, kad tuo metu jūsų trukdyti negalima. Taip pat paskirkite konkretų laiką, kuomet jūsų durys atviros visiems. Tegu visi žino, kad tokiu metu į jus drąsiai galima kreiptis pagalbos ar patarimo.
3. Susitikimai ir susirinkimai. Vadovai, vadybininkai iki pusės viso darbo laiko praleidžia įvairiuose susitikimuose. Susitikimai yra būtinas ir neišvengiamas įrankis versle. Tačiau pusė susitikimuose praleisto laiko yra sugaištama veltui. Todėl kiekvieną susitikimą reikia kruopščiai suplanuoti, apgalvoti ir jam pasiruošti.
4. Darbų vilkinimas ir atidėliojimas. Šitoj srity beveik visi yra tikri profesionalai. Nenorėdami ko nors daryti, žmonės prigalvoja pačių įvairiausių pretekstų ir pasiteisinimų. Viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl taip yra – žmonės neturi pakankamai stipraus motyvo veikti. Gal dirbamas nemėgstamas darbas, gal nepakankamai įvertinamos pastangos, o gal paprasčiausiai užduotis nėra aiški ir pakankamai suvokiama. Pats geriausias motyvas veikti yra labai trokštami, geidžiami, patrauklūs ir ambicingi tikslai.
5. Bendravimas su bedradarbiais pašalinėmis temomis. Šis įprotis gali pakenkti ne tik darbo produktyvumui, bet ir visai karjerai. Dauguma žmonių darbe yra laiko švaistytojai. Jie dirba gerokai žemiau savo pajėgumų, kad tik rastų laiko paplepėti pašalinėmis temomis. Jeigu tik įsiveliate į kokį nors beprasmį pokalbį, tuoj pat susiimkite ir pasakykite “Atleiskite, bet turiu grįžti prie darbo”. Tai padės ne tik jums sugrįžti prie darbinių reikalų, bet ir primins kitiems, kad jie darto ne tai, ką derėtų.
6. Prastas sprendimų priėmimas. Nemokėjimas priimti teisingų sprendimų gali brangiai kainuoti tiek jums, tiek visai įmonei. Ir laiko, ir finansine prasme. Sprendimai dažniausiai būna 4 tipų: a) sprendimai, kuriuos priimti galite ir privalote tik jūs pats b) sprendimai, kuriuos galima deleguoti kitiems c) sprendimai, kurių negalima priimti, nes pasekmės gali būti per daug rimtos d) sprendimai, kuriuos būtina priimti, nes pasekmės gali būti pražūtingos. Atminkite: jeigu kurioje nors srityje jau padarėte sprendimą, labai tikėtina, kad jums teks priimti ir visus likusius reikalingus sprendimus. Tad pirmiausia pagalvokite, ar tikrai būtent jums reikia nuspręsti. Jei sprendimo negalima padaryti iš karto, būtinai reikia nustatyti terminą, iki kurio jis turi būti priimtas. Ir paskutinė mintis: niekada nesiekite tobulumo sprendimų priėmime. Klysta visi. Geriau blogas sprendimas, negu jokio. Geriau prastas sprendimas priimtas iš karto, negu geras sprendimas priimtas pavėluotai.

2008-04-17 | Parašė: Paulius | Komentarų (2)
Žymės: darbingumas, karjera, laikas, laiko vagys | Temos: Produktyvumas