Veiksmingų susitikimų įpročiai
Susitikimai, susirinkimai ir pasitarimai suvalgo nemažą dalį darbo laiko. Jie tapo tokia įprasta darbinio pasaulio dalimi, jog nelabai kreipiame dėmesio, ką veikiame jų metu. Laiko planavimo konsultantai teigia, kad nieko gero. Tiesiog švaistome laiką. Manau, šį faktą patrvirtintų ir daugelio asmeninė patirtis. 8 iš 10 atvejų be susitikimų išvis galima apsieiti. Šiek tiek pasigilinus dažniausiai paaiškėja, kad nėra jokios svarios priežasties pasitarimui sušaukti arba problemą galima išspręsti kitu būdu.
Visiems, kurie brangina, vertina ir siekia išnaudoti savo laiką prasmingai, S. Godin siūlo pabandyti tokią susitikimų planavimo techniką:
- Ne visos problemos vienodos. Organizuojant susitikimus, ši taisyklė dažnai pamirštama. Neverta darbotvarkėje skirti vienodą laiko rezervą visiems klausimams aptarti. Jei reikalui išsiaiškinti pakanka 5 minučių, kam skirti 20?
- Pasiruošimas būtinas. Prieš kiekvieną pasitarimą iš dalyvių reikalaukite pasiruošti: paruošti prezentaciją, surinkti info, kažką perskaityti. Susitikime šiaip sau neturi dalyvauti nei vienas asmuo. Jei tokių atsiranda, mandagiai paprašykite jų pasišalinti.
- Jokių sėdimųjų vietų. Stovėjimas visiems dalyviams primins, jog reikalus tvarkyti reikia sparčiai. Paplepėti apie gyvenimą galima restorane po darbo.
- Reikalaukite punktualumo. Jeigu kas nors pavėluoja daugiau nei pora minučių, tegu stato kolegoms kavos. Arba paprasčiausiai užrakinkite konferencijos salės duris ir pavėlavusių nebeįleiskite, kaip daroma kai kuriose kompanijose.
- Neužtęskite susitikimo. Vos tik išseko jam numatytas laikas, susitikimą tuojau pat baikite. Jei liko neaptartų klausimų, tai bus puiki pamoka organizuojant pasitarimus kitą kartą.
- Susitikimo reziumė. Tai organizatoriaus pareiga: susitikimui pasibaigus, jis privalo kuo greičiau dalyviams el. paštu išsiuntinėti pasitarimo išvadas, esmines idėjas ar apibendrinimą.
- Dalyvauk tiek, kiek būtina. Jei savo rolę ir užduotis atlikote ir jūsų aktyvaus dalyvavimo susitikime daugiau neprireiks – išeikite. Būti tik pasyviu stebėtoju nėra prasmės, viso susitikimo santrauką galėsite perskaityti ir vėliau.
Ir efektyvūs, ir beprasmiai pasitarimai yra įpročio reikalas. Pratinkimės dirbti efektyviau.
