Lyga.lt BLOGas

Kuomet kalbama apie asmeninį efektyvumą ir darbų planavimą, visada prisimenu B. Tracy metaforą apie varles. Ji kilo iš rašytojo M. Tveno posakio, kad jei atsikėlęs ryte suvalgysi gyvą varlę, tai greičiausiai bus pats nemaloniausias tos dienos įvykis. Tikriausiai atsiras ir tokių žmonių, kuriems tai bus patys skaniausi pusryčiai, bet bent jau aš šiai kategorijai tikrai nepriklausau. Jei tarp tinklaraščio skaitytojų yra tokio patiekalo mėgėjų, tai šis įrašas tvarkos asmeninėje darbotvarkėje tikriausiai nepridės.

Taigi, kas tos varlės? Ogi patys svarbiausi mūsų dienos darbai. Žodį svarbiausi išryškinau ne atsitiktinai. Garbę pabūti varlėmis suteiksime tik tiems reikalams, kuriuos per konkrečią darbo dieną sutvarkyti privalome, nes kitaip sulauksime nepageidaujamų pasekmių. Visos kitos užduotys – kurias atlikti būtų smagu, malonu, paprasta ar įdomu – iš šio rato iškrenta. Tiesa ta, kad svarbius klausimus žmonės linkę nustumti į šalį ir atidėlioti, kadangi jie dažnai sukelia įvairius nepatogumus, reikalauja papildomų pastangų, žinių ar ankstesnių klaidų ištaisymo.

Bet jeigu jau atsitiko taip, kad ant jūsų darbo stalo tupi keletas varlių, kurias sudoroti privalėsite, sekančios mintys galėtų pasitarnauti kaip nebloga instrukcija.

Jeigu reikia praryti gyvą varlę, nesėdėkite ir nespoksokite į ją per ilgai.

Kuo ilgiau žiūrėsite į pasibjaurėjimą keliantį patiekalą, tuo sunkiau bus prisiversti jo paragauti. Kuo ilgiau delsite ties nemiela, bet svarbia užduotimi, tuo labiau blės entuziazmas ją įveikti. Juk kiekvienam taip yra nutikę begalę kartų. Kai studijavau, man taip būdavo praktiškai su kiekvienu rašto darbu. Gauni užduotį, jai pabaigti turi porą savaičių. Tuomet pagalvoji: “Laiko sočiai, skubėti nėra kur, pradėsiu po kelių dienų”. Na ir prasideda…Kelios dienos išsiplečia iki pusantros savaitės arba prašymo nukelti atsiskaitymo datą. Tendencija labai paprasta – jei nepatinkančią veiklą nukėlei vieną kartą, greičiausiai nukelsi ir antrą. Sunkiausia visuomet būna pradžioje, tad reikia kuo greičiau žengti pirmąjį žingsnį ir pagauti darbinį ritmą. Tada viskas vyksta gerokai sparčiau.

Jeigu privalai suvalgyti kelias varles, pradėk nuo bjauriausios.

Dienotvarkės plane esant kelioms būtinybėms, geriausia pradėti nuo pačio svarbiausio ir sudėtingiausio darbo. Iškart griebkite tą, kurį esate linkę atidėlioti labiausiai. Kitaip vėl papulsite į tą patį labirintą, kuriame didesnė laiko dalis tenka patogumui bei malonumams, o ne svarbai ir būtinybei. Pirmenybė svarbiausiems reikalams turi dar vieną pranašumą – net jeigu jiems sugaišite visą dieną, žinosite, kad tai tie veiksmai, kurie gali atnešti didžiausią galimą atlygį.

Polinkis vengti svarbių, nemėgiamų ir sudėtingų užsiėmimų yra įprotis, kurį galima stipriai pakoreguoti, nuolatos praktikuojantis kitokį elgsenos modelį.

2009-06-30 | Parašė: Paulius | Komentarų (1)
Žymės: darbų atidėliojimas, delsimas, svarbios užduotys, žmonių įpročiai | Temos: Produktyvumas

Dauguma žmonių yra labai prastai organizuotos būtybės. Įvairių tyrimų duomenys atskleidžia milžiniškas disciplinos bei drausmės darbiniuose santykiuose skyles. Štai kokios įdomybės išlindo įvairiais pjūviais išnaršius versliuosius amerikiečius:

• Prastas darbinės veiklos planavimas JAV ekonomikai kasmet atsieina apie 588 mlrd. dolerių.
• Vidutinis darbuotojas efektyviai dirba tik 3 darbo dienas iš 5.
• Apie 70% darbuotojų dėl prastų laiko planavimo įgūdžių nuolatos patiria stresą.
• 60% apklaustųjų teigė nuolat nesugebantys rasti svarbios informacijos dėl netvarkos darbo vietoje.
• Aukščiausio lygio vadovai 6 savaites per metus praleidžia ieškodami pasimetusių dokumentų.
• Nepaisant internetinių technologijų, apie 95% visos darbinės informacijos laikoma popierinėje formoje.
• Daugiau nei trečdalį viso darbo laiko skiriama el. laiškų tikrinimui, skaitymui bei rašymui.

Ką jau ką, o vaizduoti intensyviai dirbančius sugebame meistriškai.

2009-04-20 | Parašė: Paulius | Komentarų (2)
Žymės: darbo organizavimas, efektyvi veikla, laiko švaistymas | Temos: Produktyvumas

Produktyvi veikla yra gero darbuotojo atributas. Tačiau kartais pats geriausias sprendimas yra nedirbti išvis. Šiek tiek perjungti pavaras, sumažinti tempą ir pailsėti. Nesvarbu, kad darbo savaitė dar tik prasidėjo. Kūrybingiausios darbinės akimirkos nebūtinai būna susijusios su kalendoriniu laiko tėkmės grafiku.

Kai pagrindinis darbo įrankis yra protas ir mintys, daug kas priklauso nuo įkvėpimo. O įkvėpimui vienodai rodo, ar šiandien yra šeštadienis, ar trečiadienis, ar pirmadienis. Kaip nelauktai jis aplanko, taip netikėtai gali ir pranykti. Mat šio idėjų šaltinio prisireikia daugybei žmonių ir jis negali nuolat tūnoti vien tavo galvoje. Tai bendra nuosavybė, kuria reikia dalintis.

Ką daryti, jei užsisuka kūrybingų minčių kranelis vidury darbo dienos?

Džiaugtis pasitaikiusia poilsio galimybe, kol įkvėpimo srautas vėl teiksis sugrįžti. Pakeisti veiklą ir pereiti prie darbų, nereikalaujančių intensyvaus mąstymo. Paklausyti muzikos, paplepėti su kolegomis arba išeiti pasivaikščioti. Neverta gaišti laiko ir per prievartą bandyti išspausti gudresnę mintį. Bent jau man, tai nesuveikia niekada.

Dabar aš suprantu, kodėl garsios kompanijos kreipia milžinišką dėmesį į darbinę atmosferą. Lankstūs darbo grafikai, žaisminga aplinka, laisvas pasirinkimas prie kokių projektų dirbti.

Griežti darbo reglamentai bei taisyklės, niekad nesikeičiantys darbiniai vaizdai ir abejingumas naujoms idėjoms uždaro mąstymą į siaurą dėžutę, kurioje nėra vietos fantazijai bei polėkiui.

2009-04-16 | Parašė: Paulius | Komentarų (1)
Žymės: idėjų trūkumas, įkvėpimas, kūrybingos mintys, produktyvus darbas | Temos: Produktyvumas

Susitikimai, susirinkimai ir pasitarimai suvalgo nemažą dalį darbo laiko. Jie tapo tokia įprasta darbinio pasaulio dalimi, jog nelabai kreipiame dėmesio, ką veikiame jų metu. Laiko planavimo konsultantai teigia, kad nieko gero. Tiesiog švaistome laiką. Manau, šį faktą patrvirtintų ir daugelio asmeninė patirtis. 8 iš 10 atvejų be susitikimų išvis galima apsieiti. Šiek tiek pasigilinus dažniausiai paaiškėja, kad nėra jokios svarios priežasties pasitarimui sušaukti arba problemą galima išspręsti kitu būdu.

Visiems, kurie brangina, vertina ir siekia išnaudoti savo laiką prasmingai, S. Godin siūlo pabandyti tokią susitikimų planavimo techniką:

• Ne visos problemos vienodos. Organizuojant susitikimus, ši taisyklė dažnai pamirštama. Neverta darbotvarkėje skirti vienodą laiko rezervą visiems klausimams aptarti. Jei reikalui išsiaiškinti pakanka 5 minučių, kam skirti 20?
• Pasiruošimas būtinas. Prieš kiekvieną pasitarimą iš dalyvių reikalaukite pasiruošti: paruošti prezentaciją, surinkti info, kažką perskaityti. Susitikime šiaip sau neturi dalyvauti nei vienas asmuo. Jei tokių atsiranda, mandagiai paprašykite jų pasišalinti.
• Jokių sėdimųjų vietų. Stovėjimas visiems dalyviams primins, jog reikalus tvarkyti reikia sparčiai. Paplepėti apie gyvenimą galima restorane po darbo.
• Reikalaukite punktualumo. Jeigu kas nors pavėluoja daugiau nei pora minučių, tegu stato kolegoms kavos. Arba paprasčiausiai užrakinkite konferencijos salės duris ir pavėlavusių nebeįleiskite, kaip daroma kai kuriose kompanijose.
• Neužtęskite susitikimo. Vos tik išseko jam numatytas laikas, susitikimą tuojau pat baikite. Jei liko neaptartų klausimų, tai bus puiki pamoka organizuojant pasitarimus kitą kartą.
• Susitikimo reziumė. Tai organizatoriaus pareiga: susitikimui pasibaigus, jis privalo kuo greičiau dalyviams el. paštu išsiuntinėti pasitarimo išvadas, esmines idėjas ar apibendrinimą.
• Dalyvauk tiek, kiek būtina. Jei savo rolę ir užduotis atlikote ir jūsų aktyvaus dalyvavimo susitikime daugiau neprireiks – išeikite. Būti tik pasyviu stebėtoju nėra prasmės, viso susitikimo santrauką galėsite perskaityti ir vėliau.

Ir efektyvūs, ir beprasmiai pasitarimai yra įpročio reikalas. Pratinkimės dirbti efektyviau.

2009-03-30 | Parašė: Paulius | Palik komentarą
Žymės: efektyvus darbas, įpročiai darbe, susitikimų planavimas | Temos: Produktyvumas

Ne paslaptis, jog darbas daugeliui yra našta. Jis neteikia jokio malonumo ir jei ne finansinis atlygis, kuris yra pagrindinis prasimaitinimo šaltinis, dauguma dirbančiųjų mielai užsiimtų kita veikla. 8 valandos per dieną yra gera porcija gyvenimo, kurią dažnas praleidžia ne toje aplinkoje, kurioje norėtų būti. Darbo pasaulyje dažnai susiduriama su dilema, kurią retas sugeba išspręsti: kaip iš darbovietės gauti ne tik finansinį, bet ir emocinį malonumą?

Nemėgiama profesija greitai pavirsta nuolatine nuobodžia užduočių bei atsakomybių rutina. Kai nėra jokio jausmo, dirbi lyg koks robotas, automatizuota sistema ir skaičiuoji dienas, likusias iki atlyginimo. O jei dar ir šis netenkina…

Tačiau darbo procesas gali būti visiškai kitoks. Viena išeitis yra keisti darbą. Kita išeitis – pakeisti savo požiūrį į darbą. Žinoma, neatmestina ir trečioji galimybė: kad turi pasikeisti ir žmogaus požiūris, ir veikla.

Štai kas gali padėti atrasti darbe naujų spalvų:

1. Laikykis vidinių dabingumo ciklų. Juk būna akimirkų, kai rodos, jog kalnus gali nuversti. Jautiesi šviežias, kupinas energijos, minčių bei idėjų. Tai yra patys kūrybingiausi ir darbingiausi momentai. Išmokus jais pasinaudoti, išvengsite daugybės streso ir darbinės įtampos. Jei nesijauti darbingas, kompensuoti šios būsenos priverstiniu darbu dažniausiai nepavyksta.
2. Nebijok suklysti. Kai kurie žmonės būna per daug apsėsti noro viską atlikti tobulai. Užuot dirbę, jie stengiasi numatyti visas iki vienos galimas kliūtis, problemas bei nesklandumus. Juk dalis žmogaus gyvenimo yra improvizacija – niekada iki galo negali žinoti, kas nutiks sekančią dieną. Tai suteikia kiekvienai dienai žavesio, paslaptingumo, įdomumo. Tas pats ir su darbu – reikia palikti vietos nežinomybei, netikėtumams ir įvairovei.
3. Peržvelk savo įsitikinimus. Kliūtys mėgautis savo darbu dažnai būna vidinės. Jos slepiasi ne netikusiame vadove ar nedraugiškuose bendradarbiuose, o žmogaus mąstysenoje. Žmonės dažnai galvoja, kad nesugebės susidoroti su patikėtomis užduotimis, kad jiems stinga kompetencijos, išmanymo, kūrybingumo. Žmogus tiesiog netiki savimi, savo sugebėjimais ir savo jėgomis. Tai atsiliepia jo darbiniams rezultatams.
4. Nesistenk būti tobulu. Tiesiog darykite viską, ką tuo momentu geriausia galite padaryti. Nieko tokio, jei jums nepasiseks. Be abejonės, bus tokių idėjų, kurios nesuveiks. Bus prastesnių darbų, bus ir geresnių. Bus nesėkmingų projektų, bet pasitaikys ir tokių, kurie atvers naujas galimybes karjeroje. Nekalkite savęs ant kryžiaus dėl kiekvienos nesėkmės.
5. Tikėk tuo, ką darai. Jeigu galvoje kilo šaunus sumanymas, nedvejokite ir imkitės jį realizuoti. Į savo idėją investuokite visą savo tikėjimą. Žmogus netikintis savimi, niekada nesugebės įtikinti kitų. Nieko nepasieksite, jeigu visiems darbams ieškosite aplinkinių pritarimo.
6. Susitelk ties tuo, kas svarbu. Ir visų pirma svarbu jums asmeniškai, o ne jūsų viršininkui, kolegai ar pažįstamui. Kai žmogus nukrypsta nuo savo gyvenimo prioritetų ir užsiiminėja kitais dalykais, jis pradeda jausti nepasitenkinimą ir tuštumą. Jei šie jausmai jus užplūsta darbe, pasitikrinkite, ar tikrai savo energiją skiriate esminiams reikalams tvarkyti.
7. Atsiribok nuo nemėgiamos veiklos. Iš aplinkinių taip dažnai girdime, ką mes turėtume daryti, visiškai pamiršdami, kuo iš tikrųjų norėtume užsiimti. Nepakliūkite į tuos spąstus, kuomet darote viena, o jūsų norai ir širdis sako visai ką kita. Skirkite didžiąją gyvenimo dalį savo svajonėms ir savo norams, o ne kitų užgaidoms.

Nesistenkite padaryti daugiau, stenkitės jaustis geriau. Gera emocinė būsena darbe yra didžiausias produktyvumo katalizatorius.

2009-03-16 | Parašė: Paulius | Palik komentarą
Žymės: mėgiamas darbas, savijauta darbe, teigiamos emocijos | Temos: Produktyvumas

Neefektyvaus darbo priežastis nr.1 yra ši: žmonės dažnai pasirenka tokią darbinę poziciją, kuri jiems yra neįdomi, nuobodi ir monotoniška. Kurį laiką tokį darbuotoją motyvuoja piniginis atlygis, tačiau jis ilgainiui vis labiau blanksta, tuo pat metu didindamas darbuotojo nepasitenkinimą užimamomis pareigomis.

Darbuotojas, kuriam jo darbas yra mielas, visuomet ieškos būdų, kaip greičiau bei geriau jį atlikti. Jei veikla nekelia malonumo, elgesys būna visiškai priešingas: žmogus sąmoningai ir nesąmoningai vilkina bei atidėlioja jam priskirtas užduotis.

Šį rebusą galima išspręsti 2 būdais: arba turi pamėgti tai ką dirbi, arba pradėti dirbti tai ką mėgsti.

2009-02-26 | Parašė: Paulius | Komentarų (1)
Žymės: laimė, mėgiamas darbas, pasitenkinimas | Temos: Produktyvumas

Garsus produktyvumo konsultantas D. Allenas pasakoja apie savo veiklos planavimo sistemą “Getting Things Done”. Ši metodika yra išdėstyta to paties pavadinimo knygoje, tapusioje vienu iš didžiausių bestselerių laiko valdymo srityje.

2009-02-23 | Parašė: Paulius | Komentarų (1)
Žymės: efektyvus darbas, laiko planavimas, stresas | Temos: Produktyvumas

Vėlavimas yra viena iš žmogiškų ydų, nesvetima daugeliui. Įprotis vėluoti prasideda nuo nekaltų, mažareikšmių smulkmenų, ilgainiui išplisdamas į visas gyvenimo erdves. Daugiausiai žalos punktualumo nesilaikymas pridaro profesiniuose santykiuose. Draugai ir pažįstami į tokius dalykus gali numoti ranka, tačiau darbe bei versle blogos manieros brangiai kaštuoja. Amerikoje vadovai vėluoja į 8 iš 10 susitikimų. Pavertus visa tai doleriais, gaunamas apie 90 milijardų deficitas kasmet.

Vėlavimas yra tikra bjaurastis, galinti sujaukti visus dienos planus. Jeigu pasitaiko įtempta diena – kai viskas surikiuota valandų tikslumu – net ir minimalus laiko grafiko nesilaikymas sukelia rimtų nepatogumų.

Kai koks nors veiksmas virsta įpročiu, jis tampa automatine funkcija, kurią vykdome sąmoningai net nesusimąstydami. Norint jų atsikratyti, problemą reikia grąžinti į aktyvų “čia ir dabar” mąstymo lauką.

Visiems vėluojantiems prie anksčiau skelbtų patarimų pridedu dar kelis:

1. Į susitikimus atvykite anksčiau, nei buvo susitarta. Bent penkiomis ar dešimčia minučių. Šis rezervas reikalingas nenumatytiems įvykiams – eismo kamščiams, viešojo transporto vėlavimams, užsitęsusiam pokalbiui su klientu – kompensuoti.
2. Realistiškai vertinkite laiko sąnaudas. Didžiausia daroma klaida, kai planuojama pernelyg optimistiškai. Juk visi žinome, kad beveik kiekvienas darbas užima daugiau laiko, nei iš pradžių galvojome.
3. Būkite tvarkingi. Automobilio, biuro ar namų raktų ieškoti jau per vėlu, kai reikia išvykti į susitikimą. Todėl panašius daiktus visada laikykite tam skirtose vietose, kad nekiltų klausimų, kur juos nukišote. Tas pats galioja ir kitose situacijose.

Punktualiame pasaulyje gyventi smagiau, nei vėluojančiame.

2009-01-30 | Parašė: Paulius | Palik komentarą
Žymės: įpročiai, punktualumas, žmogaus ydos | Temos: Produktyvumas

Ar kada pagalvojai, jog galėjai išaudoti laiką daug produktyviau ir nuveikti visus darbus? Gaila, jog neįmanoma nupirkti laiko- jis niekada nesustoja. Tačiau yra keletas būdų, kaip išmokti jį valdyti:

Laiko tvarkaraštis
Norint geriau valdyti savo laiką, reikia išsiaiškinti kaip pastaruoju metu leidi jį. Laiko tvarkaraštis padės nustatyti, kur daugiausia praleidi laiko. Kartais pakanka nesąmoningus įpročius paversti sąmoningais ir pasiekiamas didesnis produktyvumas.
Vedant laiko tvarkaraštį reikia užsirašyti kada pradedi ir baigi kiekvieną veiklą. Nustatyk pertraukų trukmes tarp kelių užsiėmimų. Dienos pabaigoje, suskirstyk veiklas į kategorijas ir apskaičiuok, kiek procentų laiko buvo skirta kiekvienai iš jų. Kiek įmanoma labiau detalizuok.

Išnagrinėk rezultatus
Ar gerai išnaudoji darbui skirtą laiką? Gal per daug laiko skiri pietums, internto naršymui, pokalbiams su bendradarbiais, naujienų skaitymui?

Apskaičiuok savo asmeninį produktyvumo rodiklį
Laikas, kurį iš tikrųjų naudoji darbui, padalinamas iš laiko, teoriškai leidžiamo darbui atlikti.
Efektyvuomo rodiklis= Praktiškas darbo laikas / Teorinis darbo laikas

Sumažink valandų skaičių kad padidintum efektyvumą
Jei apskaičiavai, jog tavo produktyvumo rodiklis yra labai mažas, pabandyk sumažinti darbo valandų skaičių ir stebėk, kas įvyks. Kai tik protas suvoks, jog turi nepakankamai laiko, staiga pradėsi daug efektyviau dirbti. Kai lieka nedaug laiko, dažniausiai darbas greitai užbaigiamas. Jei tik jaučiama, jog yra pakankamai dienų darbui atlikti, atsipalaiduojama ir negalvojama apei efektyvumą.

Palaipsniui didink valandų skaičių išlaikant didžiausią produktyvumą

Laiko registravimas yra protingas optimalaus produktyvumo užtikrinimo būdas. Tačiau, norint pasiekti gerų rezultatų, jis turi būti atliekamas periodiškai. Jei tai nevykdoma, yra pavojus, jog produktyvumas grįš į ankstesnį lygį senų įpročių dėka. Laiko registravimas užima nedaug laiko ir pastangų, tačiau ilguoju laikotarpiu tikrai atsiperka, atnešdamas didelę naudą.

2008-12-08 | Parašė: Ringailė | Palik komentarą
Žymės: efektyvumas, laikas, produktyvumas | Temos: Produktyvumas