Laiko skylės arba darbingumo priešai

Jei įmonės personalo darbo efektyvumas padidėtų bent 20%, firmos savininkai trintų iš džiaugsmo rankas, matydami kaip veiklos rezultatų kreivė kyla aukštyn. Deja, realybė yra kiek kitokia: dauguma dirbančiųjų bent po kelias valandas per darbo dieną užsiiminėja veikla, kuri organizacijai neatneša nei materialinės, nei jokios kitokios naudos. Kokie yra aršiausi produktyvumo priešai?

Prioritetų arba tikslų stoka. Laiko planavimo specialistai ieškoti problemos pirmiausiai siūlo čia. Produktyviausi žmonės viuomet žino kur eina, kodėl eina ir kada eina. Kadangi vienu metu galima daryti tik vieną darbą, reikalingi prioritetai. Kad žinotum, kodėl jį būtina atlikti, reikalingi tikslai.
Ar tai iš tikro svarbu? Kai kuriems dalykams mes priskiriame kur kas didesnę svarbą, nei jie to verti. Taip ypač dažnai nutinka, kai pasiduodama išoriniam spaudimui bei reikalavimams. Gal Jonui ir reikia, kad tai padarytum, bet ar tas būtina tau? Kiekvieną jūsų dėmesio reikalaujantį rūpestį, klausimą ar problemą visada reikia įvertinti šaltu protu.
Delsimas ir atidėliojimas. Studentų dažnai naudojamas “paskutinės nakties” mokymosi metodas plačiai paplitęs ir darbo pasaulyje. Užduotis atidėliojama iki paskutinės minutės, sukuriama bereikalinga įtampa, padidėja klaidų tikimybė. Nors paprastai būna daugybė progų numatytą darbą atlikti ramiai ir neskubant, tingumas dažniausiai paima viršų.
Telefonas. Šis aparatas kolkas man problemų nesukelia, nes darbo metu juo naudotis tenka ne itin dažnai. Matyt, tai labiausiai priklauso nuo darbo pobūdžio – yra tokių profesijų, kurių atstovams tikrai pravartu telefoną retkarčiais išjungti. Telefoniniai pokalbiai darbe pavojų kelia ir itin plepiems žmonėms, neatsispiriantiems pagundai pakalbėti apie pašalinius dalykus.
Pašaliniai svečiai. Didelėse firmose, kur dauguma darbuotojų turi atskirus kabinetus, tai kelia nemažai problemų. Pas jus užsukęs ir dokumentus iš gretimo skyriaus atnešęs kolega gali visiškai nepastebimai užsibūti ilgesniam pokalbiui ar kavos puodeliui. O kiek tokių kolegų užeina per dieną? Sakoma, jog patys klastingiausi, laiką žudantys žodžiai yra “Ar turi laisvą minutę?”
Per didelis noras padėti. Norai visada būna didesni, nei turima laiko juos visus patenkinti. Todėl prieš prisiimdami papildomų įsipareigojimų, verčiau gerai pagalvokite. Paslaugumas ir draugiškumas – labai vertinamos savybės darbiniame kolektyve, tik nereikia persistengti. Geriau tvirtai, mandagiai ir aiškiai pasakyti “ne”, negu nesutvarkyti perimto klausimo dėl laiko stokos.
Netinkamas darbų delegavimas. Užduočių delegavimas ir paskirstymas yra viena iš esminių bet kurio vadovo kompetencijų. Jei darbas buvo patikėtas netinkamam žmogui, sunku tikėtis, jog jis bus deramai atliktas. Teisingas užduočių paskirstymo srautas būtinas sėkmingam komandiniam darbui. Taisyklė tokia: jei yra žmogus, galintis užduotį atlikti panašiai arba dar geriau už jus, ją reikia deleguoti. Sau pasilikite tuos darbus, kurių patikėti niekam negalite.
Susitikimai ir susirinkimai. Gyvas bendravimas yra pats geriausias, tačiau ne visada būtinas. Pakankamai dažnai reikalus išspręsti galima el. laiškais arba telefoniniu skambučiu. Susitikimus geriau pasilikti tokiems atvejams, kai klausimas išties svarbus, reikalaujantis platesnės diskusijos ir jį būtina aptarti grupėje.
Nemielas darbas. Dauguma tikriausiai sugebėtų pajausti šiltesnius jausmus kam tik nori, bet tik ne savo darbovietei. Jei pasitenkinimas darbu priklauso tik nuo to, kiek sąskaitų galite apmokėti sulaukę algos, noras simuliuoti didelį darbštuolį yra nenugalimas. Problema išsisprendžia, kai darbas suderinamas su artima širdžiai veikla.